Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) - Gestión Informática - 01/05/2016 al 30/4/2018

 Nº de Resolución: 098/2019 
Secretaría de Gobierno de Modernización
Período auditado: 01/05/2016 al 30/04/2018

 
El Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) es la plataforma informática de uso obligatorio para la gestión de todas las actuaciones y expedientes electrónicos del Sector Público Nacional (SPN).

Su administración integral recae sobre la Secretaría de Modernización Administrativa de la Secretaría de Gobierno de Modernización.

Se encuentra en uso en la mayoría de los organismos que conforman el SPN y en provincias y municipios adheridos.

Actualmente cuenta con más de 200.000 usuarios, 11 millones de expedientes y 116 millones de documentos digitales.

La implementación del GDE canalizó en una única plataforma la vía de concreción de diversas aspiraciones, al contribuir con la optimización de la gestión documental, la reducción de los plazos administrativos, el seguimiento de los expedientes y el proceso de des-papelización previsto por la Ley de Firma Digital.

El Informe de Auditoría señala que el auditado debe trabajar sobre la estabilidad del sistema: un 97% de los usuarios encuestados manifestaron que la indisponibilidad del GDE es frecuente o muy frecuente y que en horarios centrales acusa bajo desempeño.

Esta auditoría también sugiere que con urgencia se formalice un “Plan de Recuperación de Desastres”, que permita reestablecer los servicios informáticos ordenadamente y en el menor lapso posible ante un evento crítico.

El organismo debe reflexionar sobre la importancia de formalizar acuerdos de niveles de servicio, optimizar la mesa de ayuda, y relevar las necesidades funcionales pendientes

También debe trabajar sobre el resguardo de la confidencialidad e integridad de la información producida por los organismos usuarios, mediante la suscripción de acuerdos de confidencialidad y fortaleciendo el control de acceso a las bases de datos que la Secretaría administra.

Por último, es necesario señalar que el GDE no cuenta con un perfil de consulta para los auditores externos, lo que dificulta la rendición de cuentas y el control.

El auditado reconoce algunos de los desafíos señalados por esta auditoría y manifiesta estar trabajando en ellos.